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Automatisierung statt Frustration.

Wie Arktis den manuellen Aufwand im Retourenprozess um 80 % reduziert hat.

Rainer Wolf, Gründer von Arktis, wusste nach einem Blick auf den Retourenprozess, dass sich etwas ändern musste. Das alte System war langsam, manuell aufwendig und frustrierend. Nicht nur für das Team, sondern auch für die Kundinnen und Kunden. Auf seinem Blog und YouTube-Kanal erzählt Rainer, dass Arktis nach dem Wechsel zu Returnless 80 % weniger manuelle Arbeit bei den Retouren hat, Probleme direkt lösen kann und sich dank Gutscheinen den gemachten Umsatz sichert.

👌

80 % weniger

manuelle Schritte

im Retourenprozess

⏰

Bearbeitungszeit: 1,5 Minuten anstatt 5 bis 10 Minuten pro Retoure

💸

30 % der Rückerstattungen

werden in Gutscheine umgewandelt

📦

Sehr niedrige Retourenquote

von 6 % bis 7 %

Success story - Arktis - short intro

Kurze Einführung.

Mit fast 40 Jahren Erfahrung ist Arktis ein echter Pionier auf dem Markt für Apple-Zubehör. Arktis hat seinen Sitz im Münsterland und schon mit der Entwicklung von Software für Apple Macintosh angefangen, als es noch kein Internet gab. Heute ist Arktis ein gut funktionierendes E-Commerce-Unternehmen mit 14 Angestellten. Sie konzentrieren sich auf hochwertiges Apple-Zubehör und bedienen ihre Kundinnen und Kunden über ihren Webshop und ausgewählte Marktplätze. Mit 36 % Wiederholungskäufen hat Arktis einen treuen Kundenstamm aufgebaut.

Tech-Stack:

Shopify-Favicon
CMS

Shopify

Descartes Pixi
WMS

Descartes Pixi

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Retouren

Returnless

Die Erfolgsgeschichte von Arktis.

Von Rainer Wolf, Gründer von Arktis.

Vor Returnless hat Arktis Retouren per E-Mail abgewickelt. Dies hat zu langen Reaktionszeiten und unzufriedenen Kundinnen und Kunden geführt: „Wenn jemand am Freitagabend wegen eines kaputten Artikels gemailt hat, konnten wir erst am Montag reagieren. So wuchs die Frustration das ganze Wochenende“, so Rainer. Retouren erforderten viel Hin- und Her-Mailen, das Anfordern von Fotos und jede Menge interne Koordination. Der ganze Vorgang dauerte zwischen 5 und 10 Minuten pro Retoure.

„Wir waren schon immer bestrebt, unsere Kundinnen und Kunden zufriedenzustellen, aber das alte System war einfach nicht schnell genug.“

Rainer Wolf, Gründer und Inhaber von Arktis

Erfolgsgeschichte - Arktis - Rainer Wolf
Erfolgsgeschichte - Arktis - Rückkehrregeln

Kundenservice dank Automatisierungen 24/7 verfügbar.

Mit den cleveren Regeln von Returnless konnte Arktis einen eigenen Workflow für die Abwicklung ihrer Retouren einrichten. Sie verfügen über ein komplett automatisiertes und digitales Retourenportal, über das Kundinnen und Kunden jederzeit, auch am Wochenende, Retouren anmelden können. „Wenn der Artikel kaputt ist, können sie einfach ein Foto hochladen und bekommen dann automatisch eine Lösung präsentiert: Rückerstattung, Gutschein oder Ersatz“, sagt Rainer. Kundinnen und Kunden haben direkt Klarheit und können die Lösung auswählen, die ihnen am besten passt.

Automatisierungen werden nicht nur für die Verarbeitung von defekten Produkten verwendet, sondern auch, um die Rückgabefristen einzuhalten: „Wir bieten eine 30-tägige Rückgabefrist an. Wenn eine Kundin oder ein Kunde nach Ablauf dieser Frist etwas zurücksenden möchte, erkennt das System das automatisch und es erscheint direkt eine Meldung“, erklärt Rainer.

80 % weniger Arbeit, 100 % bessere Ergebnisse.

„Returnless spart uns bei der Verarbeitung von Retouren mehr als 80 % der manuellen Arbeit“, sagt Rainer. Was früher ein Vollzeitjob war, wird jetzt von einer Person nebenbei erledigt. Die Bearbeitungszeit beträgt im Schnitt nur noch 1,5 Minuten.

Die Zeitersparnis ist enorm, ebenso wie die finanziellen Einsparungen. Arktis hat eine smarte Retourenstrategie eingerichtet: Wenn sich Kundinnen und Kunden für einen Gutschein anstelle einer Rückerstattung in bar entscheiden, ist der Versand ihrer Retouren kostenlos. Ungefähr 30 % der Kundinnen und Kunden entscheiden sich für einen Gutschein, wodurch Kosten gespart werden und die Chance auf Wiederholungskäufe steigt.

Erfolgsgeschichte - Arktis - Rückkehrportal

„Früher brauchte es eine Vollzeitstelle für die Verarbeitung der Retouren. Jetzt wird das nebenbei erledigt.“

Rainer Wolf, Gründer und Inhaber von Arktis

Erfolgsgeschichte - Arktis - Rainer Wolf
Erfolgsgeschichte - Arktis - Renditeanalytik

Insights für fundierte Entscheidungen.

Dank Returnless Analytics kann Arktis sehen, welche Produkte öfter zurückgeschickt werden und warum. „Wir haben festgestellt, dass einige Artikel öfter zurückgeschickt werden als erwartet. Dank des übersichtlichen Dashboards können wir diese Trends einfach erkennen“, sagt Rainer. Mithilfe dieser Informationen kann Arktis ihr Angebot anpassen oder proaktiv mit den Lieferanten in Kontakt treten. Dieser datengesteuerte Ansatz hat zu einer beeindruckend niedrigen Retourenquote von 6 % bis 7 % geführt.

Nahtlose Integration in alle Systeme.

Returnless lässt sich direkt in die Umgebung von Arktis integrieren: Shopify als zentrale Drehscheibe, das WMS-System Pixi für die Logistik und Marktplätze wie eBay, Amazon und bald auch TikTok Shop. „Alles ist miteinander verknüpft. Wenn eine Kundin oder ein Kunde in Returnless eine Anfrage für eine Rückerstattung einreicht, wird diese automatisch in Shopify erstellt“, sagt Rainer.

Erfolgsgeschichte - Arktis - Informationen zur Rückgabe
Erfolgsgeschichte - Arktis - Team

Erst die Arbeitskultur, dann das Geschäft.

Rainer ist immer offen für neue Technologien wie KI und Automatisierung, mit denen sie ihre Prozesse weiter optimieren und wettbewerbsfähig bleiben können. Aber dabei geht es nicht nur ums Geschäft. Rainer meint: „Es muss auch Spaß machen. Wir wollen nicht einfach nur wachsen, nur um zu wachsen.“

Vom „Arktis Beach“ hinter dem Hauptsitz über spontane Mittagessen bis hin zu einem eigenen Filmstudio – Arktis verbindet Performance immer mit einem Ziel. Das Gleiche gilt für Retouren: flexibel, clever und immer auf die Kundenzufriedenheit ausgerichtet.

„Ich bin nicht hier, um den Gewinn zu maximieren. Ich möchte einfach, dass alle glücklich sind.“

Rainer Wolf, Gründer und Inhaber von Arktis

Erfolgsgeschichte - Arktis - Rainer Wolf

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